Interessante IT-Themen
aktuell und kompakt zusammengefasst

Przy pomocy modułu do wersjonowania dokumentów sprostasz zadaniom związanym z zarządzaniem jakością

„W jaki sposób zagwarantują Państwo w swoim przedsiębiorstwie dostęp do zawsze aktualnych i ważnych dokumentów?” tak brzmi standardowe pytanie podczas audytu, dotyczącego zarządzania jakością. Pomocnym w pokonywaniu tego zadania będzie rozwiązanie do zarządzania dokumentacją, które całkowicie sprosta wymaganiom dotyczącym wersjonowania dokumentów i jednocześnie będzie realizować wytyczne nowego  ISO 9001:2015.

Bez względu na rodzaj, dokumenty klienta, normy, czy umowy: wszystkie rodzaje dokumentów powinny móc być zarządzane elektronicznie, być wersjonowane oraz rozdzielane między poszczególnymi działami. Typ dokumentu, nie powinien odgrywać roli, np. pliki PDF, dokumenty Office czy obrazy.

Zalety zastosowania rozwiązania DMS do zarządzania i wersjonowania dokumentów:

  • Brak nakładu pracy związanego z drukowaniem oraz rozdzielaniem dokumentów papierowych
  • Automatyczna, przejrzysta ewidencja elektronicznego rozdzielania, odbierania i zmiany statusu każdej wersji
  • Sterowanie i protokołowanie procesów kontroli oraz udostępniania poprzez definicję Workflow
  • Proste wyszukiwanie i odnajdywanie dokumentów poprzez kategorie i filtry w połączeniu z wyszukiwaniem pełnotekstowym

Spełnianie wymagań audytu dzięki DOCUframe

Dzięki zastosowaniu elektronicznych linków w rozwiązaniu firmy GSD DOCUframe do zarządzania dokumentami, nie powstają niekontrolowane kopie. Jednocześnie zapobiegamy korzystaniu ze starych, nieważnych wersji. Moduły DOCUframe do wersjonowania dokumentów, dostarczają kompletnej, przejrzystej ewidencji dokumentacji, która jest odpowiedzią na każde pytanie audytu w sprawie prowadzenia dokumentacji oraz spełnia wymagania nowego   ISO 9001:2015 dotyczące tzw. "udokumentowanej informacji"

Uzyskujemy odpowiedzi na następujące pytania:

  • Ważne od...,
  • Sprawdzone przez...,
  • Odebrane w dn…/przez…
  • Przeczytane w dn…/przez…
  • Potwierdzone w dn…/przez…
  • • Używane w dn…/przez…

Wsparcie w zarządzaniu jakością

Moduł DOCUframe do wersjonowania i prowadzenia dokumentacji dysponuje funkcjami, które są istotne dla zarządzania jakością. Dzięki kontenerom istnieje możliwość wglądu do wszystkich utworzonych wersji dokumentu. Dokumentowane jest nie tylko elektroniczne rozdzielanie do poszczególnych działów i pracowników, ale także odbieranie i używanie dokumentu wersji. Można w ten sposób zagwarantować, że w obiegu nie znajdą się stare, nieważne wersje. Dzięki odpowiednim połączeniom, zapewniony jest dostęp wyłącznie do aktualnej wersji.