DMS

„Znajduj zamiast szukać“

    Telefony, wiadomości e-mail, listy i faksy
       – wszystko jest zintegrowane w jednym systemie.

Sporządzanie dokumentów

Nowoczesny system zarządzania dokumentami (DMS) umożliwia wydajne sporządzanie różnego rodzaju dokumentów, w szczególności tych codziennie używanych. Jest to możliwe m.in. dzięki dokumentom-szablonom, które pozwalają dodatkowo zachować identyfikację wizualną firmy (Corporate Identity (CI)). W miarę możliwości szablony uzupełniane są automatycznie danymi, które znajdują się w systemie, np. adres, sygnatura itp., dzięki czemu Państwo mogą skupić się wyłącznie na treści dokumentu. Ułatwienia te dotyczyć mogą wszystkich będących w obiegu typów dokumentów.

Rozwiązanie DMS od firmy GSD umożliwia bezpośrednie sporządzanie następujących typów dokumentów:

Dokumenty Office

Najczęściej używane dokumenty Office, takie jak MS Word, Excel czy PowerPoint mogą być sporządzane i edytowane bezpośrednio w systemie, włączając listy seryjne MS Word (możliwe również z alternatywnymi formatami, takimi jak dokumenty LibreOffice i OpenOffice).

Szablony

Zarządzaj szablonami samodzielnie w prosty sposób i przechowuj w centralnym, łatwo dostępnym miejscu, gdyż są one często używane do sporządzania takich dokumentów, jak dokument MS Word, wiadomość e-mail lub faks.

Wiadomości e-mail

Zintegrowany system zarządzania wiadomościami e-mail, zaoszczędzi Państwu konieczność podłączenia systemów trzecich. Dzięki funkcjonalnościom do wewnętrznej komunikacji, nie jest już konieczne przesyłanie dalej wiadomości e-mail między pracownikami. Każdy dokument e-mail istnieje dokładnie raz w bazie danych.

Faksy

Przy pomocy zintegrowanej drukarki, możliwe jest sporządzenie faksu z dowolnego dokumentu w systemie. Jest ona dostarczana wraz z rozwiązaniem GSD.

Wiadomości

Aby w najszybszy i najprostszy sposób wymienić ze współpracownikami informacje na konkretny temat, zalecamy sporządzanie wewnętrznych wiadomości, które są głównym instrumentem wewnętrznej komunikacji w firmie.

Notatki

Notatka jest najlepszą formą wewnętrznej dokumentacji do zapisywania i przechowywania pomysłów i faktów. Po utworzeniu dokumentu, notatkę można przyporządkować do wszystkich przynależnych obiektów, takich jak adresy, procesy czy projekty, a w razie potrzeby przesłać, z adnotacją lub bez, do użytkowników lub grup użytkowników.

Wiadomości SMS

Partner handlowy lub współpracownik jest osiągalny tylko przez telefon komórkowy? To żaden problem! Przy pomocy oprogramowania do zarządzania dokumentami od firmy GSD możliwe jest przesyłanie wiadomości sms bezpośrednio z systemu na urządzenie mobilne współpracownika lub osoby kontaktowej.

Procesy

Zarządzanie procesem, który stanowi elektroniczną teczkę dla przynależnych do niego dokumentów, umożliwi właściwe uporządkowanie dokumentacji. Dzięki temu odnajdywane określonego dokumentu będzie szybkie i proste.

Projekty

Oprogramowanie GSD zapewnia również funkcję tworzenia obszernych projektów. Zintegrowane narzędzie zarządzania projektami umożliwia przejrzystą pracę, poczynając od utworzenia projektu, poprzez planowanie i zarządzanie, aż po jego ewaluację.