DMS

„Znajduj zamiast szukać“

    Telefony, wiadomości e-mail, listy i faksy
       – wszystko jest zintegrowane w jednym systemie.

 

Ewidencja dokumentów

Aby w pełni korzystać z zalet systemu zarządzania dokumentami od GSD należy najpierw zarejestrować w nim dokumenty istniejące w zewnętrznych programach lub systemach plików. Dzięki rozwiązaniom opracowanym przez GSD jest to bardzo łatwe - niezależnie czy jest to skan, import, czy wiadomość e-mail.

Oprogramowanie DMS od firmy GSD umożliwia następujące warianty ewidencjonowania dokumentów:

Skanowanie

Dokumenty w formie papierowej wczytywane są do systemu za pomocą kompatybilnego skanera TWAIN lub innych skanerów sieciowych. Do skanowania dokumentów papierowych wymagane jest utworzenie stanowiska pracy z podłączonym skanerem (skaner płaski lub z podajnikiem). Dokumenty mogą być rejestrowane w postaci pojedynczego skanu lub całego pliku – zestawu skanów. Zeskanowane dokumenty zostaną zapisane w bazie danych jako plik obrazkowy. Później można je będzie przekonwertować na tekst dzięki modułowi dodatkowemu OCR (rozwiązanie OCR/ICR FineReader Engine od firmy ABBYYTM).

Import z programów zewnętrznych i systemów plików

Dokumenty z programów zewnętrznych (np. systemów ERP) takie jak np. dowody, zlecenia, oferty, czy faktury można zaewidencjonować dzięki zastosowaniu odpowiednich interfejsów. Import różnego rodzaju typów dokumentów z systemów plików do systemu DMS, odbywa się przy użyciu funkcji makro lub funkcji Drag + Drop.

Drukowanie do pliku PDF

Funkcja drukowania do pliku PDF umożliwia przenoszenie dokumentów ze wszystkich aplikacji zewnętrznych, w formie pliku PDF lub pliku obrazkowego, do bazy danych, w celu archiwizacji.

Ewidencja dowodów

Dzięki funkcji drukowania do pliku PDF również wszystkie dowody z istniejących systemów ERP lub WWS, jak np. ze zintegrowanego programu GSD – Gospodarka towarowa, mogą zostać przejęte do archiwum systemu DMS.

Wiadomości e-mail

Przychodzące wiadomości e-mail ewidencjonowane są automatycznie poprzez zintegrowany z oprogramowaniem do zarządzania dokumentami serwer e-mail. Następnie mogą zostać – automatycznie lub manualnie – przyporządkowane do obiektów, takich jak adresy lub procesy.

Faksy

Faksy, podobnie jak wiadomości e-mail, docierają automatycznie przez elektroniczną skrzynkę odbiorczą do archiwum i mogą zostać bezpośrednio przyporządkowane do adresów lub procesów.

Ewidencja dokumentów dźwiękowych

Dzięki zintegrowanej funkcji automatycznej sekretarki w bazie danych GSD mogą być zapisywane również dokumenty dźwiękowe, np. zarejestrowane połączenie telefoniczne.