DMS

„Znajduj zamiast szukać“

    Telefony, wiadomości e-mail, listy i faksy
       – wszystko jest zintegrowane w jednym systemie.

Wyszukiwanie dokumentów

Moduł poszukiwania dokumentu w systemie DMS od GSD obejmuje wszystkie inteligentne funkcje, które mogą pomóc użytkownikowi w odnalezieniu poszukiwanej informacji. Wśród nich znajdują się funkcje wyszukiwania logicznego, dynamicznego lub pełnotekstowego. Co ważne, mogą być one kombinowane ze sobą w dowolny sposób.

Rozwiązanie DMS od firmy GSD udostępnia następujące możliwości:

Manualne zawężenie

Najczęściej używaną formą odnajdywania dokumentów jest manualne zawężenie poszukiwania przy pomocy obiektów takich jak adresy, osoby kontaktowe, projekty czy procesy. Po otwarciu np. adresu można znaleźć w jego drzewie oraz przynależnej liście dokumentów wszystkie dokumenty, które uprzednio zostały przyporządkowane automatycznie lub manualnie do tego adresu. Dodatkowo będą one posortowane według daty ich zarchiwizowania. Dzięki temu związki pomiędzy poszczególnymi dokumentami staną się wyraźniejsze.

Wyszukiwanie przy pomocy okna wyszukiwania

W celu odnalezienia uprzednio zarchiwizowanego dokumentu w systemie do zarządzania dokumentami od firmy GSD można użyć okna wyszukiwania. Dostępne są w nim liczne filtry, dzięki którym można bardzo dokładnie sprecyzować zakres poszukiwań.

Do najważniejszych metod wyszukiwania przy użyciu tego okna należą:

Wyszukiwanie według metadanych
W polu wyszukiwania „Obiekt“ należy wprowadzić szereg znaków, według którego wyszukiwane będą dokumenty po ich metadanych.

Wyszukiwanie pełnotekstowe 
W polu wyszukiwania „Treść“ należy wprowadzić szereg znaków, według którego odbędzie się wyszukiwanie w indeksie bazy danych, w celu odnalezienia odpowiednich dokumentów.

Wyszukiwanie przy użyciu zwrotu
Aby odnaleźć tylko te dokumenty, które spełniają większość wyznaczonych kryteriów, należy przy użyciu okna sporządzić zwrot-zapytanie.

Po zakończeniu wyszukiwania wyniki można znaleźć w osobistym folderze „Wynik wyszukiwania“ i w razie potrzeby mogą one być dalej zawężane poprzez dodatkowe wyszukiwanie.