DMS

„Znajduj zamiast szukać“

    Telefony, wiadomości e-mail, listy i faksy
       – wszystko jest zintegrowane w jednym systemie.

Edycja dokumentów

Dokumenty sporządzone w systemie lub pochodzące z systemów zewnętrznych mogą być edytowane na różne sposoby. Niezależnie czy dotyczy to treści, metadanych, czy też bezpieczeństwa - w każdym przypadku dostępny jest odpowiedni zestaw narzędzi, a funkcja wersjonowania zapewnia procesom edycji przejrzystość.

Edycja

Treść dokumentów, takich jak np. tekst w pliku Office, można edytować w dowolny sposób, uwzględniając prawa dostępu i zabezpieczenia. Zintegrowana funkcja zarządzania uprawnieniami umożliwia właścicielowi dokumentu definiowanie poziomów dostępu dla innych użytkowników, np. kto posiada prawo odczytu, a kto edycji.

Nanoszenie graficznych adnotacji na dokumentach obrazkowych

Dokumenty obrazkowe, takie jak faksy czy skany, mogą być uzupełniane obiektami graficznymi lub adnotacjami. Dodane obiekty nie zmieniają dokumentu oryginalnego, a adnotacje w zależności od potrzeby, mogą być ukrywane lub wyświetlane.

Wersjonowanie – Sporządzanie nowych wersji dokumentów z już istniejących

Zastosowanie funkcji wersjonowania umożliwia wygenerowanie nowej wersji dokumentu ze zarchiwizowanego zapisu. Nowa kopia dokumentu przystosowana jest do dalszej edycji.

Zarządzanie Workflow

Usystematyzowany Workflow:
Dokumentacja jest prowadzona (przy pomocy sterowanego makrem Workflow) przez szereg zdefiniowanych wcześniej kroków procesu, np. w celu kontroli faktur przychodzących, wniosków urlopowych itp.

Manualny Workflow:
Wszystkie dokumenty w systemie można przesłać dalej, do innego użytkownika, z adnotacją lub bez. Odbiorca otrzymuje wówczas odnośnik (link) do oryginalnego dokumentu, co oznacza, że nie jest wykonywana kopia dokumentu.

Eskalacje:
Aby móc zagwarantować dotrzymanie wyznaczonych terminów oraz zminimalizować czas oczekiwania dokumentów i procesów na realizację, możliwe jest zdefiniowanie dla nich stopni eskalacji. Oznacza to możliwość ustalenia skutków przekroczenia terminu ostatecznego, wyznaczonego do wykonania zadania. Dzięki temu mogą Państwo znacząco zwiększyć prawdopodobieństwo terminowego wykonywania kolejnych czynności przez pracowników.

Planowanie przypomnienia o dokumencie

Rozwiązanie od firmy GSD do zarządzania dokumentami udostępnia funkcję przypomnienia o dokumencie w zaplanowanym przez Państwa terminie.