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GoBD: die wichtigsten Neuerungen im Vergleich zu den bisher gültigen GDPdU und GoBS

Aktuell lesen Sie in den Medien häufig über die sog. „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz: GoBD. Diese sind seit 1. Januar 2015 gültig und lösen die bisher gültigen „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) sowie die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) ab. Zum 01. Januar 2017 endet die Übergangsfrist und sämtliche Unternehmen müssen die neuen Anforderungen erfüllen.

Aus Sicht von GSD Software® ergeben sich mit der Einführung der GoBD für Sie als Unternehmen u.a. folgende wesentlichen Neuerungen bzw. Erweiterungen (für die vollständige Liste folgen Sie bitte dem unten angeführten ausführlichen PDF des Bundesfinanzministeriums):

Weiteres ausführliches Informationsmaterial erhalten Sie über: vertrieb@gsd-software.com

Allgemeine Änderungen und Erweiterungen
Als Betreiber eines Datenverarbeitungssystems benötigen Sie auf jeden Fall eine "aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation" (bestehend aus: allgemeiner Beschreibung, Anwenderdokumentation, technischer Systemdokumentation und Betriebsdokumentation).

Alle Veränderungen und Löschungen an Datensätzen oder betreffenden Aufzeichnungen müssen protokolliert werden, so dass der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt.

Es muss ein Internes Kontrollsystem geben, u.a. zur Zugangskontrolle zum System, zur Erfassungskontrolle (Fehler- und Plausibilitätsprüfungen) und für Schutzmaßnahmen gegen unbeabsichtigte Daten- und Dokumentenänderungen.

Emails als reines Belegtransportmittel ohne sonstigen Inhalt dürfen gelöscht werden.
Elektronisch eingegangene Belege dürfen nicht ausgedruckt und dann gelöscht werden, sondern müssen weiterhin als elektronisches Original aufbewahrt werden.
Elektronische Dokumente mit digital lesbaren strukturierten Daten, wie PDF-A 3 / ZUGFERD, dürfen nicht in "niederwertige" Formate wie TIFF konvertiert werden, da dadurch die Daten verloren gehen.

Bei Umwandlung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein anderes Format sind beide(!) Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen.

Gescannte Dokumente:
Eine vollständige Farbwiedergabe ist erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (z. B. Minusbeträge in roter Schrift, Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungs-vermerke in unterschiedlichen Farben).

Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.

Im Anschluss an den Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen.

Elektronische Signaturen:
Für Besteuerungszwecke ist eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel nicht(!) erforderlich.

Zertifizierung und Software-Testate:
„Zertifikate“ oder „Testate“ Dritter können bei der Auswahl eines Softwareproduktes dem Unternehmen als Entscheidungskriterium dienen, entfalten jedoch gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung. Das heißt, es zählt auch in Zukunft ausschließlich die Abnahme des Systems inkl. Verfahrensdokumentation beim einzelnen Unternehmen durch das Finanzamt.

Hier gelangen Sie zur offiziellen, ausführlichen Fassung des Bundesfinanzministeriums

Mit GSD Lösungen lassen sich die wesentlichen Neu-Anforderungen der GoBD erfüllen
Die im GoBD-Zusammenhang relevanten GSD Lösungskomponenten DOCUframe und FIBUframe ermöglichen dem Anwenderunternehmen die durchgängige Erfüllung der genannten GoBD-Anforderungen. Voraussetzung hierfür ist stets die ordnungsgemäße Einrichtung und Anwendung unserer Lösung in Ihrem Unternehmen. GSD unterstützt Sie dabei nicht nur Software-seitig, sondern bietet Ihnen auch bei organisatorischen Vorgaben Hilfe. Für die Erstellung der geforderten Verfahrensdokumentation können Sie z.B. eine von uns angebotene Vorlage nutzen, in der wesentliche Software-bezogene Fragen bereits für Sie beantwortet sind.

Richten Sie weitere Fragen zum Thema gerne an vertrieb@gsd-software.com