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Informationsflut und digitale Dokumentenverwaltung

Wie gelingt es in Zeiten zunehmender Informationsströme, den Überblick zu bewahren und eingehende Dokumente strukturiert zu verwalten? Lesen Sie in unserem Beitrag "Informationsflut und digitale Dokumentenverwaltung" unter anderem, welche Vorteile die digitale Archivierung im Vergleich zur papiergebundenen Aktenverwaltung mit sich bringt.

1. Dokumentenverwaltung im Zeitalter von Information und Kommunikation
2. Herausforderungen klassischer Archivierung (Papierform)
3. Vorteile digitaler Archivierung durch den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen
4. Rechnungseingang automatisieren und optimieren mit DMS Software
 

1. Dokumentenverwaltung im Zeitalter von Information und Kommunikation:
Woher kommt der enorme Verwaltungsaufwand, den Unternehmen aktuell stemmen müssen?

Immer mehr Informationen gelangen über immer heterogenere Kanäle ins Unternehmen: digital, auf dem Postweg oder über direkte Kommunikation, wie z.B. persönliche Gespräche oder per Telefon strömt die Informationsflut auf die Firmen ein. Die Herausforderung ist dabei, die Flut an Daten und Dokumenten möglichst effizient zu erfassen und so zu strukturieren, dass der Informationsverlust so gering wie möglich gehalten wird. Dabei stoßen Betriebe jeder Größenordnung zuweilen an ihre Kapazitätsgrenzen. Abhilfe schaffen hier...:

…Dokumentenmanagement Systeme

Mit ihnen können Unternehmen gezielt ihre Geschäftsprozesse optimieren. So kann beispielsweise der Dokumenteneingang automatisiert werden. Ressourcen werden geschont und Unternehmen arbeiten deutlich effizienter und kostengünstiger.


2. Herausforderungen klassischer Dokumentenverwaltung und Archivierung (Papierform): Die Suche nach längst archivierten Dokumenten

Wer kennt die Situation nicht? Es wird dringend ein bereits archiviertes Dokument benötigt. Dies kann ein wichtiger Vertrag, eine Rechnung oder ein simpler Beleg zur Buchung sein. Selbst in einem hervorragend geführten Papierarchiv, das durchgängig und lückenlos organisiert ist, nimmt es viel Zeit in Anspruch, das gesuchte Dokument zu finden. Ein lückenloses Papierarchiv beansprucht außerdem enorme räumliche Kapazitäten. Sämtliche wichtigen Dokumente liegen zumeist sogar in doppelter Ausführung im Archiv, weil sie an unterschiedlichen Stellen abgelegt werden. Es ist also nicht verwunderlich, dass immer mehr Unternehmen bei der Dokumentenverwaltung auf digitale Archivierung setzen. 

Dokumentenverwaltung

 

3. Vorteile digitaler Archivierung durch den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen:
Prozessoptimierung mit Hilfe intelligenter Software für Dokumentenverwaltung

Die Einführung einer DMS Lösung ist selbstverständlich mit Aufwand und Kosten verbunden. Diese amortisieren sich jedoch in einem Großteil der Fälle bereits nach kurzer Zeit. Ist das System erfolgreich implementiert, verspüren die Mitarbeiter oft sehr schnell die Vorteile, welche die DMS Lösung mit sich bringt: Dokumentenmanagement Systeme erleichtern deutlich das Arbeiten, erhöhen die Effizienz und bieten eine platzsparende, revisionssichere Alternative zu sich türmenden Papierakten. Der Papieraufwand wird drastisch reduziert, Eingangsdokumente werden automatisch erfasst, verteilt, verschlagwortet und digital archiviert. Die Folge daraus sind enorme Zeiteinsparungen beim Suchen und Finden von Dokumenten, Ressourcenschonung und Kostensenkungen.  


4. Rechnungseingang automatisieren und optimieren mit DMS Software:
Rechnungseingangsworkflow und Optimierung der Dokumentenerfassung und -lenkung

In der Praxis macht sich die erfolgreiche Einführung einer DMS Lösung oft bereits nach wenigen Tagen bzw. Wochen bemerkbar. Wie bereits oben genannt, können Dokumente schneller erfasst, be- und verarbeitet sowie revisionssicher archiviert werden.

Dokumente werden schneller gefunden und an Kunden oder Kollegen gesendet. Dank Scanfunktionalität und automatischer Texterkennung mit OCR werden papiergebundene Eingangsdokumente automatisch erfasst, digitalisiert und anschließend Adressen, Projekten oder Vorgängen/Akten zugeordnet. Durch den Einsatz von Mitteilungs- und Weiterleitungsfunktionen kann komplett auf die Verwendung interner Emails verzichtet werden. Viele tägliche Geschäftsprozesse werden deutlich vereinfacht. Die oben genannten Szenarien sind nur einige ausgewählte Beispiele. Einen Überblick über weitere Funktionen von DMS Lösungen erhalten Sie hier.

Quellen:
http://www.zdnet.de/39158058/dms-was-tun-gegen-die-dokumentenflut/
http://www.it-zoom.de/dv-dialog/e/der-dokumentenflut-herr-werden-9548/
http://www.welt.de/sonderthemen/mittelstand/it/article120683836/Hilfe-wo-ist-die-Akte-Meier.html