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Anwendungsgebiete von Dokumentenmanagement Software / ECM Software

Die Einsatzszenarien von Dokumentenmanagement Lösungen sind vielfältig. Sowohl rechtliche Vorteile als auch prozessorientierte Verbesserungen werden angestrebt: von der Erfüllung der Anforderungen revisionssicherer Archivierung über die Digitalisierung sämtlicher im Unternehmen vorhandener Papierunterlagen bis hin zur Workflowsteuerung zum Zwecke der Optimierung von Arbeitsabläufen. Im Folgenden werden einige Einsatzszenarien von ECM Lösungen kurz beschrieben.

Revisionssichere Archivierung
Die Möglichkeit zur revisionssicheren elektronischen Archivierung von Dokumenten stellt für Unternehmen oftmals einen der Hauptbeweggründe zur Einführung eines DMS Systems dar. Rechtliche Vorgaben sind hier häufig der Treiber. Weitere Themenfelder erschließen sich Anwender-Unternehmen häufig erst einige Zeit nach der Einführung.

Digitalisierung sämtlicher Unterlagen
Wer vor lauter Papierwust Gefahr läuft, den Überblick zu verlieren, dem kann eine DMS Lösung helfen, die Dokumentenbestände zu digitalisieren und dadurch Transparenz zurückzugewinnen. Vorteile durch die Digitalisierung sämtlicher Unterlagen sind neben der Transparenz, eine platzsparendere "Lagerung" der Dokumente und letztlich auch Kostenreduzierung.

Prozesssteuerung / Ablaufoptimierung
Wer nicht nur eine Archivierungslösung sucht, sondern auch die eigenen Abläufe optimieren möchte, nutzt eine durchgängige Lösung für die Geschäftsprozessoptimierung. So lassen sich anhand von ECM Systemen mit integrierten Workflow-Tools Geschäftsprozesse über die Abteilungen hinweg unterstützen.

Rechnungseingangs-Workflow
Einen speziellen Anwendungsfall der beschriebenen Ablaufoptimierung stellt der elektronische Rechnungseingang dar. Per Regelerstellung lassen sich die Schritte vom Erfassen einer Rechnung über das Prüfen bis hin zum Verteilen und Weiterbearbeiten vordefinieren.

Wissensmanagement
Sind alle Informationen eines Unternehmens innerhalb des Dokumentenmanagement Systems gespeichert und sinnvoll strukturiert, lassen sich DMS Lösungen auch als Lösung für das Wissensmanagement nutzen. Hilfreich sind hierbei Funktionen wie ein Vorgangsmanagement sowie intelligente Such- und Filterwerkzeuge.

Email Management
Das Dokumentenmanagement System kann neben der Archivierungsfunktionalität auch gleich das komplette Email-Management mit beinhalten. Eingehende Mails können dann revisionssicher in der Datenbank archiviert werden und im Optimalfall direkt den zugehörigen Objekten wie Vorgängen, Projekten oder sogar Adressen zugeordnet werden.

Fazit: Platz sparen, Übersicht gewinnen, Kosten reduzieren!
So breit das Einsatzspektrum einer DMS Lösung ist, so vielfältig sind auch die Nutzenvorteile. Durch die Digitalisierung lässt sich viel Platz für die Dokumentenaufbewahrung einsparen. Anhand der strukturierten Dokumentenverwaltung steigern Unternehmen die Transparenz und nicht zuletzt aufgrund der Möglichkeit des schnellen Wiederfindens lassen sich Kosten reduzieren. All diese Vorteile und noch mehr bietet Ihnen die DMS Software DOCUframe von GSD.