Komplettlösung

       „Integration
   statt Insellösungen“

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Abgrenzungsprobleme zwischen Dokumentenmanagement und Collaboration...???

Im Flyer eines Seminars zum Thema Enterprise Content Management war vor einiger Zeit ein Themenschwerpunkt mit „Häufiges Thema: Abgrenzungsprobleme zwischen DMS und Collaboration“ betitelt. An dieser Stelle drängt sich bei GSD Software®-Anwendern schnell die Frage auf…:

„…warum überhaupt Abgrenzung und nicht Integration?“
Führt man sich häufige Anwendungsfälle im Bereich Groupware wie z. B. die interne Kommunikation vor Augen, wird schnell erkennbar, dass ohne die Nutzung von Dokumenten Zusammenarbeit im Unternehmen oft nur schwer oder gar nicht möglich ist. Genauso andersherum: Ohne die Möglichkeiten der Kommunikation und des Austausches ist eine sinnvolle Dokumentenbearbeitung und -organisation im Team kaum zu bewerkstelligen.

Abgrenzung zwischen Groupware und DMS nicht sinnvoll…
Die Abgrenzung eines Groupware Systems zu einer Dokumentenmanagement Lösung wird nicht trennscharf gelingen, und es ist wichtig, dies zu erkennen. Denn ein Kommunikationssystem, das losgelöst von den vielen Arbeitsdokumenten, wie z.B. Plänen, Belegen oder Bedienanleitungen existiert, macht genauso wenig Sinn wie eine Dokumentenmanagementlösung, die der reinen Archivierung dient, ohne den Kommunikations- und Kooperationsbedarf, der in Bezug auf die Dokumente entsteht, zu berücksichtigen.

…warum ist das so?
Gerade betriebliche Dokumente und deren Bearbeitung erzeugen im Unternehmen häufig den größten Kommunikations- und Kooperationsbedarf. Die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, der Austausch über deren Inhalt und die Weiterleitung von Dokumenten im Sinne eines Workflowmanagements sind nur einige Beispiele.

Integration statt Abgrenzung  
Mitteilungen, Dokumenten-Anmerkungen oder ein integrierter Gruppenterminkalender erfüllen also keinen Selbstzweck, sondern beziehen sich stets auf einen Kooperationsgegenstand, der z. B. ein Dokument oder eine Geschäftspartneradresse sein kann. Groupware und Dokumentenmanagement, genauso wie das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) sollten miteinander Hand in Hand gehen. Eine künstliche Trennung macht aus Sicht von GSD Software® keinen Sinn. Deshalb ist mit unserer Lösung DOCUframe der durchgängigen Unterstützung sämtlicher Geschäftsprozesse von Dokumentenmanagement über CRM bis hin zu Groupware und vielem mehr der Weg geebnet.