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Das Ende der internen E-Mail?

Dass die tägliche E-Mail-Flut im Büro vielen Unternehmen Tag für Tag unnötigen Aufwand beschert, ist mittlerweile eine allgegenwärtige Erkenntnis. Dieser Aufwand wird nicht nur durch E-Mails von außerhalb des Unternehmens verursacht. Auch das interne Mail-Aufkommen trägt einen großen Teil dazu bei.

DOCUframe für die interne Kommunikation
In der GSD DMS Software DOCUframe gibt es zahlreiche Möglichkeiten zur unternehmensinternen Kommunikation, die das Versenden einer E-Mail an Kollegen nicht mehr erforderlich machen. So ist es wohl für jeden, der einen Systemwechsel hin zu DOCUframe erleben darf, eine erhebliche Arbeitserleichterung, an Kollegen plötzlich keine E-Mails mehr schreiben zu müssen, sondern die Aufgaben der internen Kommunikation über speziell hierfür vorgesehene DOCUframe Funktionen zu erledigen. Wer die Möglichkeiten von DOCUframe einmal kennengelernt hat, wird den Versand interner Mails als besonders unnötigen Aufwand empfinden. Liegt nämlich ein Dokument vor, zu dem sich der DOCUframe Benutzer mit einem Kollegen austauschen möchte, hilft in DOCUframe die Funktion „Mit Anmerkung an Benutzer senden“. Möchte der Anwender seinem Kollegen etwas mitteilen, ohne sich dabei zwingend auf ein Dokument zu beziehen, versendet er eine interne Mitteilung. Auf diese Weise lässt sich ganz nebenbei das unnütze Erzeugen von Dokumenten wie E-Mails verhindern. Auch wenn ein Dokument direkt und kommentarlos weitergegeben werden soll, muss nicht aufwendig eine E-Mail mit Anhang erstellt werden. Es genügt, das entsprechende Dokument einfach direkt an einen oder mehrere Benutzer bzw. eine Benutzergruppe zu senden. Wozu also noch interne E-Mails versenden?

Vorteile durch die Abschaffung interner Mails
Die Vorteile durch den Verzicht auf interne E-Mails sind vielfältig:

  • Zeitersparnis bei der internen Kommunikation
  • Transparenz: Die Anzahl von Dokumenten im System lässt sich deutlich  reduzieren (z.B. durch den Wegfall interner E-Mail-Weiterleitungen). Das Wiederfinden gesuchter Dokumente wird aufgrund des geringeren Dokumentenaufkommens vereinfacht.
  • Redundanzvermeidung: Durch das Vermeiden von E-Mail-Weiterleitungen innerhalb des Unternehmens wird das Entstehen von Dubletten verhindert.

Warum GSD Vorreiter ist…
…für Trend-Entwicklungen werden häufig Schlagworte erfunden, Themen werden wie aus dem nichts heraus in den Himmel gehoben. Bei vielen dieser Trends handelt es sich um Ideen, die in den GSD Lösungen bereits seit langer Zeit Realität sind. So ist neben dem oben beschriebenen Verzicht auf interne Mails u.a. auch XRM, also das Beziehungsmanagement mit sämtlichen möglichen Geschäftspartner-Typen, und nicht mehr nur mit dem Kunden (wie im CRM), bei GSD längst ein Teil des integrierten Gesamtsystems. Während andere Anbieter gerade erst dabei sind, den Dingen einen Namen zu geben, arbeiten GSD-Kunden bereits seit Jahren mit XRM-Systemen, und das ganz ohne dabei interne E-Mails zu versenden ;-).