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Wie Sie Ihren Rechnungsprozess mit ZUGFeRD vereinfachen und Ihre Rechnungsdatenverarbeitung automatisieren können

Im nachfolgenden Artikel erfahren Sie, wie Sie mit elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD-Format erhebliche Zeit-, Aufwands und Kosteneinsparungen bei Ihrem Rechnungsprozess erzielen können.

Inhalt:
1. Vorteile von elektronischen Rechnungen
2. Was versteht man unter ZUGFeRD?
3. Was unterscheidet Rechnungen im ZUGFeRD- Standard von herkömmlichen e-Rechnungen?
4. Vorteile, die ZUGFeRD Ihrem Unternehmen bietet
5. ZUGFeRD bald gesetzlicher Zwang?
6. E-Rechnung mit GSD Software®

1. Vorteile von elektronischen Rechnungen

Durch digitale Rechnungsbearbeitung können Sie Ihren Zeit- und Bearbeitungsaufwand drastisch reduzieren und somit große Kosteneinsparungen für Ihr Unternehmen erzielen. Elektronische Rechnungen lassen sich einfach und schnell verschicken und werden im Schnitt schneller beglichen als postalische Rechnungen. Mit dem Umstieg auf digitalen Rechnungsversand sparen Sie Porto und Verbrauchsgüter, manuelle Arbeitsschritte und reduzieren Ihre Fehlerquellen auf ein Minimum. Zusätzliche Optimierungsmöglichkeiten für Ihren e-Rechnungsprozess bietet Ihnen ZUGFeRD.

2. Was versteht man unter ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein einheitliches elektronisches Rechnungsformat, das vom FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) entwickelt wurde. ZUGFeRD ist ein Format, mit dem sich e-Rechnungen besonders leicht verarbeiten lassen und hat den Anspruch als europäisches Standardverfahren für die e-Rechnungsstellung eingesetzt zu werden.

Prozess beim Rechnungsausgang:

3. Was unterscheidet Rechnungen im ZUGFeRD-Standard von herkömmlichen e-Rechnungen?

Im Vergleich zu normalen elektronischen Rechnungen enthält ein Rechnungs-PDF im ZUGFeRD-Format sämtliche relevanten Rechnungsdaten zusätzlich als integrierten Anhang in Form einer maschinenlesbaren XML-Datenstruktur. Für den Rechnungsempfänger hat das den Vorteil, dass kleine Unternehmen die Rechnungen wie gewohnt als normales PDF behandeln und manuell weiterverarbeiten können. Größere Unternehmen, die täglich eine große Anzahl an elektronischen Rechnungen erhalten, können durch die eingebundene XML-Belegstruktur diese Rechnungsdaten automatisiert in ihr System einlesen.

Prozess beim Rechnungseingang:

GSD unterstützt solche Unternehmen bei der Automatisierung ihres elektronischen Rechnungseingangs mit dem Modul
Rechnungseingangs-Workflow.

4. Vorteile, die ZUGFeRD Unternehmen bietet

Neben der o.g. Möglichkeit, sämtliche Rechnungsdaten vollkommen automatisiert zu erfassen, bietet ZUGFeRD Unternehmen eine Reihe weiterer Vorteile.

Wir haben für Sie die wichtigsten Vorteile zusammengefasst:

  • Eingehende Rechnungen informationsverlustfrei verarbeiten
    Durch die im XML-Format integrierten Rechnungsdaten, sind Softwaresysteme in der Lage, sämtliche eingehenden Rechnungen weitestgehend automatisiert zu erfassen und zu verarbeiten.
  • Vereinfachter EDI möglich
    Mit Hilfe von ZUGFeRD erfolgt der elektronische Datenaustausch zwischen Systemen ohne vorherige Definition des Formats automatisch (PDF/A3-Datei).
  • Flexible Möglichkeiten der Rechnungsbearbeitung
    An jeder Stelle und bei jedem Kunden kann auf die analoge Rechnungsbearbeitung zurückgegriffen werden, da sich das ZUGFeRD-PDF optisch nicht von einer elektronischen Rechnung im normalen PDF-Format (ohne Daten-Anhang) unterscheidet.
  • Viele Software-Lösungen, die ZUGFeRD vollständig unterstützen
    Viele Softwareanbieter haben die Vorteile von ZUGFeRD erkannt und das Verfahren in ihre Lösungen integriert. Mit ERPframe und FIBUframe von GSD Software® gelingt die Integration von ZUGFeRD mühelos.
  • Kosteneinsparungen sind messbar
    Es können deutliche Einsparungen mit ZUGFeRD erzielt werden. Der ROI wird bei vielen Unternehmen bereits nach wenigen Monaten erreicht. Die Einsparungen von Prozess- und Druckkosten sind erheblich. Auch nicht mehr verfallende Skonti stellen einen nicht zu vernachlässigenden Vorteil dar.

5. Wird ZUGFeRD zum Gesetz?

Die Frage, die sich viele Unternehmen stellen, ist: „Wird die klassische Papierrechnung obsolet und ZUGFeRD zum Gesetz?“ Die Frage lässt sich vorerst mit „nein“ beantworten. Als kritische Stellen fallen hier beispielsweise Bewirtungsbelege oder Taxibelege ins Gewicht. Demnach ist es wohl eher unwahrscheinlich, dass ZUGFeRD als gesetzlich vorgeschriebenes Rechnungsverfahren in Kraft treten wird.

Selbstverständlich nützt Unternehmen eine Umstellung auf ZUGFeRD nichts, wenn keine strukturierte, grundlegende Organisation und Bereitstellung von Rechnungsdaten erfolgt. Die Daten müssen digital eingelesen, verarbeitet und erzeugt werden. Idealerweise lässt sich dieser Prozess mit integrierten Softwarelösungen für die Bereiche Warenwirtschaft, Dokumentenmanagement und Finanzbuchhaltung gewährleisten. Für die Einführung eines solchen Systems sind natürlich auch Investitionen und interner Aufwand für die Mitarbeiter einzuplanen.

…Warum dennoch auf digitales Arbeiten und elektronische Rechnungsstellung umsteigen?

  • Die Suche nach einer passenden Dokumentenmanagement Software ist einfacher, als jeden alten Beleg in einem verstaubten Ordner im Papierarchiv zu suchen
    ⇒ Einsparung von Zeit- und Papieraufwand (Kostensenkung)
  • Durch die automatisierte Datenerfassung gehen keine Dokumente mehr verloren (Stichwort: GoBD)
    ⇒ Falsche Ablage wird mit Volltextsuche relativiert
  • Elektronische Rechnungen werden im Schnitt deutlich schneller beglichen, als papiergebundene Rechnungen
    ⇒ Liquidität bleibt erhalten

6. E-Rechnung mit GSD Software®

GSD Software® bietet Ihnen eine integrierte Komplettlösung, um Ihre Rechnungslegung vollständig zu digitalisieren und Ihre Archivierung GoBD-konform und rechtssicher zu gestalten. In den folgenden Grafiken wird dargestellt, wie einfach es ist, mit der GSD Lösung das ZUGFeRD Verfahren für Ihr Unternehmen gewinnbringend zu nutzen:

Erstellung einer ZUGFeRD-konformen Rechnung:

Automatisches Einlesen einer ZUGFeRD-Rechnung per Rechnungseingangs-Workflow:

 

Möchten Sie mehr über die umfassenden Vorteile des automatischen Rechnungsprozesses erfahren?
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Quellen:
http://www.selbstaendig-im-netz.de/2015/09/17/selbstaendig/elektronische-rechnungen-neues-rechnungsformat-zugferd/
http://www.ferd-net.de/
http://www.computerwoche.de/a/wie-der-zugferd-standard-den-rechnungsaustausch-vereinfacht,3211062

https://de.wikipedia.org/wiki/ZUGFeRD
http://www.seeburger.de/zugferd.html
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