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Geschäftsführungsdokumente zuverlässig und rechtssicher archivieren

Die revisionssichere Archivierung kaufmännischer Dokumente ist für Unternehmen grundsätzlich verpflichtend. Die GSD Lösung DOCUframe® unterstützt Firmen bei der Erfüllung dieser Anforderungen. Für besonders sensible Informationen, wie z.B. die Geschäftsführung betreffende Dokumente, besteht mit DOCUframe® zudem die Möglichkeit der Dokumenten-Verschlüsselung mittels Kennwort. Das Öffnen eines Dokuments durch Unbefugte wird hierdurch wirkungsvoll verhindert.

Elektronische Dokumente sind als Beweise zulässig

Digitale Dokumente, wie z. B. eingescannte und in elektronischer Form archivierte Verträge, sind nach einem wissenschaftlichen Test des Instituts für Wirtschaftsrecht der Universität Kassel vor Gericht wohl als Beweis genauso zulässig wie Print-Dokumente (Quelle: http://www.heise.de/newsticker/meldung/Studie-Elektronische-Dokumente-als-Beweismittel-zulaessig-2036739.html). Dieser Umstand verleiht der sicheren elektronischen Aufbewahrung solcher, für die Geschäftsführung wichtiger Dokumente besondere Bedeutung.  

Mit Geschäftsführungsdokumenten verantwortungsvoll umgehen

Wo an anderen Stellen innerhalb einer Organisation auf Prozesstransparenz gesetzt wird, steht bei Dokumenten der Geschäftsführung der Vertraulichkeitsaspekt im Vordergrund. Es soll sichergestellt werden, dass die entsprechenden Dokumente nicht nur langfristig revisionssicher abgelegt werden, sondern auch von Unbefugten nicht eingesehen werden können. Den ersten Punkt erfüllen Unternehmen bei entsprechender Anwendung mit den Möglichkeiten von DOCUframe® ohnehin (Dokumente lassen sich unveränderbar revisionssicher in der objektorientierten Datenbank speichern). Der zweite Punkt wird mit der Möglichkeit der Verschlüsselung durch ein Kennwort zusätzlich abgedeckt. Alle Dokumente, ob kennwortgeschützt oder nicht, werden in ein und derselben zentralen Datenbank abgelegt. Das GSD Motto „Integration statt Insellösungen“ wird auch hier groß geschrieben! Dadurch bleibt der Recherche-, Administrations- und Sicherungsaufwand gleich - im Gegensatz zu Anbietern, die Geschäftsführungsdokumente in separaten Datenbanken speichern, und dadurch die Administrations- und Integrationsaufwände erhöhen.

So profitieren Geschäftsführer im Management sensibler Dokumente mit DOCUframe:

  • Verantwortungsvoller Umgang mit relevanten Daten der Geschäftsführung
  • Minderung rechtlicher Risiken durch die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben
  • Verbesserte Argumentationsbasis bei gerichtlichen Auseinandersetzungen
  • Rechte- und Rollenkonzept sowie Kennwortschutz zur wirkungsvollen Vermeidung des Dokumentenzugriffs durch Unbefugte  (inkl. Administratoren)
  • Einfaches Wiederfinden von Dokumenten

Durchgängige Optimierung betriebswirtschaftlicher Prozesse

Neben der revisionssicheren Archivierung und dem geeigneten Umgang mit Geschäftsführungsdokumenten lassen sich mit der GSD Lösung viele andere Anforderungen abdecken. Dokumentenmanagement, CRM, Warenwirtschaft, Projektmanagement und Workflow-Steuerung sind nur eingie Beispiele für den Funktionsumfang unserer Lösung. Wie Sie mit DOCUframe nicht nur rechtliche Vorgaben erfüllen, sondern Ihre Geschäftsprozesse durchgängig unterstützen, erfahren Sie hier.