DMS

„Finden statt Suchen“

    Telefonie, E-Mail, Briefe und Faxe
       – alles ist in einem System vereint

Dokumentenrecherche

Der Bereich der Recherche umfasst alle Möglichkeiten zum Wiederauffinden eines Dokuments. Um die im vorherigen Schritt archivierten Dokumente im DMS System wiederzufinden, benötigen Sie intelligente in die Dokumentenmanagement Lösung integrierte Recherche- und Suchfunktionen. Dabei können Suchfunktionen unterschiedlichster Komplexität über die logische Suche, die dynamische Suche oder die Volltextsuche genutzt und beliebig kombiniert werden.

In der DMS Lösung von GSD stehen Ihnen die folgenden Wege zur Verfügung:

Manuelle Eingrenzung über Zuordnungsobjekte

Die weitaus am häufigsten genutzte Form des Wiederauffindens von Dokumenten ist die manuelle Eingrenzung über sog. Zuordnungsobjekte wie Adressen, Ansprechpartner, Projekte oder Vorgänge. Nach dem Öffnen z. B. einer Adresse findet man in deren Dokumentenbaum und der zugehörigen Dokumentenliste die bei der Erfassung automatisch oder manuell zugeordneten Dokumente in der zeitlichen Reihenfolge ihrer Archivierung. Durch die zeitliche Reihenfolge (nach der sog. Erstellungszeit) werden die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Dokumenten deutlich.

Suche über Suchdialog

Um archivierte Dokumente wiederzufinden, lässt sich in der Dokumentenmanagement Lösung von GSD ein Suchdialog verwenden. In diesem Suchdialog gibt es umfangreiche Filterkriterien, mit denen sich die gesuchten Dokumente so genau wie möglich eingrenzen lassen.

Die wichtigsten Suchmethoden unter Verwendung dieses Dialogs sind:

Metadaten-Suche                                                                 
In einem Suchfeld "Objekt" wird die Zeichenkette eingetragen, nach der in den Dokumenten-Metadaten gesucht werden soll.

Volltext-Suche                 
In einem Suchfeld "Inhalt" wird die Zeichenkette eingetragen, nach der im Volltext-Index der Datenbank gesucht werden soll, um die zugehörigen Dokumente zu erhalten.

Suche über Ausdrücke                                                        
Um nur Dokumente zu erhalten, die mehrere vorgegebene Kriterien erfüllen, erstellt man einen Abfrage-Ausdruck mit dem Suchdialog.

Die Ergebnisse der Suche sind nach Abschluss der Suche in einem persönlichen Ordner "Suchergebnis" zu finden und können dort bei Bedarf über eine zusätzliche Suche weiter eingegrenzt werden.