DMS

„Finden statt Suchen“

    Telefonie, E-Mail, Briefe und Faxe
       – alles ist in einem System vereint

Dokumentenbearbeitung

Natürlich lassen sich im System erstellte oder von extern erfasste Dokumente in vielfältiger Weise weiterbearbeiten. Ob der Dokumentinhalt selbst oder die Metadaten und Sicherheitseinstellungen des Dokuments: Für jeden Anwendungsfall stehen die richtigen Tools zur Verfügung. Per Workflow-Definition lassen sich sogar dokumentenbezogene Standardabläufe automatisieren. Möglichkeiten zur Dokumentenversionierung helfen dabei, den Prozessen der Dokumentenbearbeitung Transparenz zu verleihen.

Weiterbearbeitung

Die Dokumentinhalte, wie z. B. der Text in einer Office-Datei, lassen sich, die entsprechenden Rechte und Sicherheiten vorausgesetzt, in nahezu beliebiger Art weiterbearbeiten. Über eine integrierte Rechteverwaltung lässt sich durch den Besitzer eines Dokuments definieren, wer auf Dokumente z.B. Lese- oder Schreibzugriff haben darf.

Ergänzung von grafischen Anmerkungen auf Bild-Dokumenten

Bild-Dokumente wie Faxe oder Scans können um grafische Objekte bzw. Anmerkungen ergänzt werden, die für die weiteren Bearbeitungsschritte relevant sein können. Diese Objekte verändern jedoch das Original-Dokument nicht, sondern werden in eine Ebene darüber gelegt. Per Umschalt-Button können diese Anmerkungen ein- und ausgeblendet werden.

Versionierung - Erzeugung neuer Dokumenten-Versionen aus bestehenden

Durch den Einsatz der Versionsverwaltung ist es möglich, aus einem archivierten Dokument eine neue Version zu generieren. Dabei wird eine neue bearbeitbare Kopie erzeugt.

Workflowmanagement

Strukturierter Workflow:
Mittels im Hintergrund ablaufender Makro-gesteuerter Workflows können Dokumente durch eine Reihe vorab definierter Prozessschritte geleitet werden, z.B. für Eingangsrechnungs-Prüfungen, Urlaubsanträge und andere Freigabe-Prozesse.

Manueller Workflow:                   
Ein Anwender kann in der GSD DMS-Lösung Dokumente mit oder ohne Anmerkung an andere Benutzer weiterleiten. Hierbei wird keine Kopie des Dokuments erzeugt, sondern es wird an den anderen Benutzer immer nur ein Verweis / Link auf das Original-Dokument geschickt.

Eskalation:                                                                     
Um die Einhaltung von Fristen und anderen Terminen gewährleisten zu können oder die Liegezeiten von Dokumenten und Vorgängen zu minimieren, lassen sich Eskalationsstufen definieren. Legen Sie z. B. fest, was beim Überschreiten von Deadlines passiert. Dadurch garantieren Sie, dass alle Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.

Erstellung von Wiedervorlagen/Dokumentenerinnerungen

Mit der GSD Lösung für Ihr Dokumentenmanagement können Sie sich jedes Dokument auf Wiedervorlage legen, um zum von Ihnen definierten Zeitpunkt an das Dokument erinnert zu werden.