Dokumente nachvollziehbar
versionieren und lenken...

...mit dem DOCUframe Modul für die
Dokumentenversionierung und -lenkung

Lenkung von Dokumenten und Dokumentenversionierung

   
 

Mit der DOCUframe Dokumentenversionierung und -lenkung wandeln Sie bestehende Dokumente bei Änderungen in Versionsdokumente um und versehen diese mit einer eindeutigen, unverwechselbaren Kennung. Das Modul stellt somit einen transparenten Überblick über den gesamten Dokumentenlebenszyklus sicher. Die so erzeugten Versionsdokumente lassen sich unabhängig vom Dokumententyp im Unternehmen lenken und an die verschiedenen Abteilungen und Mitarbeiter verteilen. Forderungen der neuen ISO 9001:2015 nach einer sog. "dokumentierten Information" lassen sich damit zielführender erfüllen.

Dokumentenversionierung – wofür braucht man das?

Bei der täglichen Arbeit mit Dokumenten (Angebote, Arbeitsanweisungen etc.) werden oftmals diverse Änderungen bzw. Überarbeitungen vorgenommen. Mitunter kommt es vor, dass eine frühere Version eines Dokuments besser war als eine aktuell bearbeitete Version. Hier hilft das Modul zur Dokumentenversionierung unserer DMS Software DOCUframe. Durch strukturiertes Versionieren und Ablegen der Dokumente sind Sie in der Lage, alle Änderungen zu verfolgen und ggf. auf eine ältere Version zurückzugreifen.

Ihr Nutzen:

  • Transparenz im Dokumentenlebenszyklus
  • Einfaches Suchen und Finden von Dokumenten
  • Automatisierung von Arbeitsabläufen
  • Ressourcenschonendes Arbeiten
  • Professionelles Qualitätsmanagement

 

Transparenz durch Versionierungs-Historie

Als zu versionierendes Dokument kann jedes in DOCUframe enthaltene Dokument verwendet werden, beispielsweise könnten dies Dokumente vom Typ „Rich-Text“ oder „Word-Text“ sein. Anhand einer Versionierungs-Historie (Änderungsdokument) kann verfolgt werden, wer wann welche Version bearbeitet hat und welche Benutzer als Prüfer festgelegt wurden - es geht nichts verloren; der Überblick bleibt bewahrt.

Qualitätsmanagement / ISO 9001:2015

Die DOCUframe Dokumentenversionierung und -lenkung verfügt über Funktionen, die für die Anforderungen des Qualitätsmanagements von zentraler Bedeutung sind. Durch die Nutzung von Containern sind Sie in der Lage, sämtliche erstellte Versionen eines Dokumentes einzusehen. Im Sinne einer von der ISO 9001:2015 geforderten "dokumentierten Information" wird die elektronische Verteilung von Dokumenten an Abteilungen und Mitarbeiter ebenso dokumentiert wie der Empfang sowie Statusänderungen von Versionsdokumenten. Hierdurch lässt sich gewährleisten, dass sich alte, ungültige Versionen eines Dokumentes nicht mehr im betrieblichen Umlauf befinden. Mittels digitaler Verweise (keine Kopien) greifen Sie stets auf die jeweils aktuelle Version eines Dokuments zu.

Erweiterungsfunktionen

Mit den zusätzlichen Erweiterungsfunktionen für Versionsdokumente sind Sie in der Lage, Ihre Dokumentenversionierung weiter zu optimieren und noch professioneller zu steuern.

Effizienteres Arbeiten mit Versionsdokumenten
Durch Funktionen wie die automatische Erzeugung von Dokumenten-IDs, Versionsdokument-Vorlagen, oder eine automatisierte Versionierung per Importfunktion wird das Arbeiten mit Versionsdokumenten noch einfacher.

Prozessoptimierung durch Workflow-Management
Wer soll über Änderungen an einem Versionsdokument informiert werden und wer greift bei Problemfällen in einen Freigabeprozess ein? Aufgaben wie diese lassen sich mit den Erweiterungsfunktionen der Dokumentenversionierung per Workflow-Definition lösen.

Transparenz durch Monitoring-Funktionalität
Mit den Monitoring-Möglichkeiten lässt sich der Ablauf der Gültigkeit eines Dokuments genauso nachvollziehen wie z.B. mögliche Probleme im Freigabeprozess. Änderungen in bestimmten Bereichen der Dokumentenversionierung, z.B. in der Abonnement-Funktion, werden in der Historie vollständig protokolliert.