Ablauf- und Büroorganisation für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer auf Basis von Docuframe®:

 

Posteingangsbuch
Hier werden alle eingehenden Dokumente wie EMail, Fax, gescannte Briefpost, etc. mit Datum und Uhrzeit verzeichnet.

Postausgangsbuch
Hier werden alle ausgehenden Dokumente wie EMail, Fax, Briefpost, Mitteilungen, etc. mit Datum und Uhrzeit verzeichnet.

 

Versionierung
Jede Art von Dokument kann mit Versionsnummern versehen werden und je nach Freigabestatus mittels eines Workflows bearbeitet werden.

Workflows
Es können flexibel individuelle Workflows erstellt werden. Dabei können auch alle anderen Funktionen von DOCUframe® einbezogen werden.

Eskalationsmanagement
Die Organisation kann mittels Stellvertreterregelungen und Hierarchien flexibel dargestellt werden und somit können Dokumente bei Ablauf von Fristen oder sonstigen Ereignissen eskaliert werden. Diese Überwachung verhindert also auch, dass Post unbearbeitet liegen bleibt.

 

Fristen und Termine
Jedes Dokument kann automatisch oder manuell in ein Fristenbuch eingetragen werden. Das System überwacht das Dokument und erinnert an den Fristenablauf.

Fristenbuch
Alle Dokumente, die der Fristen-kontrolle unterliegen, werden in das Fristenbuch eingetragen. Die Darstellung kann sowohl im System als auch als Ausdruck erfolgen.

 

Kooperationspartner
Jedem Mandanten kann ein oder mehrere Kooperationspartner (Rechtsanwälte, etc.) zugeordnet werden. Der gesamte Schriftverkehr wird transparent archiviert und ist sowohl bei dem Mandanten als auch bei dem Kooperationspartner ersichtlich.

Ehefrau, Verwandte und Kinder
Alle Verwandten können, sofern relevant, gespeichert werden. Der gesamte Schriftverkehr wird archiviert und ist sowohl bei dem Verwandten als auch bei dem
Mandanten ersichtlich.

 

Gesprächsprotokolle / Besuchsberichte
Jede Art von Gesprächsprotokollen können jederzeit bei dem Mandanten hinterlegt werden. Ein automatisches
Aktivitätenprotokoll ermöglicht einen
sofortigen Überblick über die offenen oder alle Aktivitäten die mit dem Mandanten vereinbart wurden.

Elektronische Mandantenakte
Alle relevanten Informationen über einen Mandanten werden gespeichert und verwaltet.
Schnittstellen zu gängigen administrativen Systemen wie z.B. Datev, Agenda und Simba
ermöglichen einen gesamten Überblick über einen Mandanten.