DMS

„Finden statt Suchen“

    Telefonie, E-Mail, Briefe und Faxe
       – alles ist in einem System vereint

Dokumentenverarbeitung

Direkt nach der Dokumentenerstellung bzw. –erfassung kann eine weitere Verarbeitung der Dokumente erfolgen. Texterkennung, Indizierung und Verschlagwortung sowie Dokumentenzuordnung sind hier einige der zur Verfügung stehenden Möglichkeiten:

OCR-Texterkennung

Reine Bilddokumente (ohne maschinenlesbaren Text) werden durch die integrierte Texterkennung (OCR) automatisch analysiert und der erkannte Text zusätzlich zum Dokument gespeichert.

Indizierung

Die Volltexte aller neu erfassten oder erstellten Dokumente werden im Hintergrund automatisch im Volltext-Index der Datenbank ergänzt.

Verschlagwortung / Kategorisierung

Dokumente können in den entsprechenden Metadaten-Feldern um Metadaten ergänzt werden (Verschlagwortung) - dies kann sowohl manuell durch den Bearbeiter als auch automatisch per Makro erfolgen. Im Falle der manuellen Verschlagwortung kann - die entsprechenden Benutzerrechte vorausgesetzt - z.B. per Editier-Modus in der Listenansicht der Dokumente oder per Umschalten in eine Metadaten-Anzeige, der Inhalt von Metadatenfeldern bearbeitet werden. Häufig genutzte Metadaten-Felder sind z.B. Name, Beschreibung, Besitzer oder Erstellungszeit des Dokuments. Auch die Metadaten werden dann in einen entsprechenden Suchindex aufgenommen.

Dokumentenzuordnung

Anhand der mitgelieferten Textinhalte ist es möglich, die Dokumente automatisch per Makro oder manuell den entsprechenden Adressen, Ansprechpartnern, Projekten oder Vorgängen zuzuordnen. Dies erleichtert das spätere Wiederauffinden der Dokumente. Eine manuelle Zuordnung kann z.B. per Zuordnungs-Button erfolgen.