DMS

„Finden statt Suchen“

    Telefonie, E-Mail, Briefe und Faxe
       – alles ist in einem System vereint

Dokumentenerstellung

Am Beginn des Dokumentenlebenszyklus‘ Ihrer Dokumente steht deren Erstellung. Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) versetzt Sie dabei in die Lage, verschiedene Arten Ihrer alltäglich verwendeten Dokumententypen effizient zu erstellen. Für diese effiziente Erstellung können Sie idealerweise mit zentral gepflegten Dokumenten-Vorlagen arbeiten, um Ihre Corporate Identity (CI) zu wahren. Diese Vorlagen werden dann wiederum möglichst automatisch befüllt, mit Hilfe der dem System bereits bekannten Daten, wie Adressen, Aktenkennzeichen o.ä., sodass Sie sich auf den wirklichen Inhalt konzentrieren können. Dies sollte für alle gängigen Dokumententypen funktionieren.

Die folgenden Dokumententypen können Sie mit Hilfe der DMS Lösung von GSD direkt erstellen:

Office Dokumente

Die am häufigsten verwendeten Office-Dokumente wie MS Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien können direkt erstellt und bearbeitet werden, inkl. MS Word-Serienbriefen (ebenso möglich mit alternativen Formaten wie LibreOffice- und OpenOffice-Dokumenten).

Vorlagen

Pflegen Sie Vorlagen selbst so einfach wie möglich an zentraler Stelle, u.a. für die häufig genutzten MS Word-, E-Mail- oder Fax-Dokumente.

Mails

Das integrierte E-Mail-Management erspart die Anbindung an Drittsysteme. Aufgrund der Funktionalitäten für die interne Kommunikation sind auch E-Mail-Weiterleitungen an Kollegen nicht mehr erforderlich. Jedes E-Mail-Dokument existiert nur genau einmal in der Datenbank.

Faxe

Ebenfalls aus dem System heraus möglich, ist die Erstellung von Faxen. Diese werden mit dem integrierten Fax-Drucker erzeugt, mit dessen Hilfe man aus beliebigen Dokumenten Faxe erstellen kann (wird mit der GSD Lösung mitgeliefert)

Mitteilungen

Erstellen Sie interne Mitteilungen, um sich mit einem oder mehreren Kollegen auf kurzem Wege zu einem Thema auszutauschen. Diese Dokumente sind das zentrale Instrument für Ihre interne Kommunikation.

Notizen

Zum Festhalten von Ideen oder Fakten eignet sich diese Form des internen Dokuments besonders gut. Nach der Erstellung lässt sich das Dokument allen zugehörigen Objekten wie Adressen, Vorgängen oder Projekten zuordnen und bei Bedarf mit oder ohne Anmerkung an einzelne Nutzer oder Benutzergruppen versenden.

SMS

Der Geschäftspartner oder Kollege ist nur über das Handy erreichbar? Kein Problem: mit der Dokumentenmanagement Software von GSD können Sie direkt aus dem System heraus eine Kurzmitteilung auf das Mobilgerät Ihres Kollegen oder Ansprechpartners versenden?

Vorgänge

Erstellen Sie einen Vorgang, um eine elektronische Akte als Klammer um Ihre jeweils zusammengehörigen Dokumente zu schaffen. Über das Vorgangsmanagement sind Sie in der Lage, Ihre Dokumente sinnvoll zu strukturieren und bestimmte Dokumente zu jeder Zeit auf einfache Weise wiederzufinden.

Projekte

Erstellen Sie aus Ihrer GSD Anwendung heraus umfassende Projekte. Das integrierte Projektmanagement Tool ermöglicht Ihnen ein übersichtliches Arbeiten: von der Erstellung, über die Planung und Steuerung bis hin zur Auswertung Ihrer Projekte.