DMS

„Finden statt Suchen“

    Telefonie, E-Mail, Briefe und Faxe
       – alles ist in einem System vereint

Dokumentenerfassung

Sind Dokumente bereits extern vorhanden, z. B. in Fachanwendungen oder Dateisystemen, so müssen diese zunächst im Dokumentenmanagementsystem erfasst werden. Ob Scan, Import oder E-Mail-Erfassung: Ihre Dokumentenmanagement Lösung sollte Sie in die Lage versetzen, eine Vielzahl von Dokumentenarten erfassen zu können. Je nach Dokumententyp erfolgt die Erfassung auf unterschiedliche Art und Weise.

Folgende Varianten sind mit der DMS Software von GSD möglich:

Dokument scannen

Nicht elektronisch vorliegende Dokumente, also Papierdokumente, werden über TWAIN-kompatible oder netzwerkfähige Scanner eingelesen. Das Einscannen von Papierdokumenten erfordert somit einen Arbeitsplatz mit angeschlossenem Scanner (Einzelblatt- oder Einzug-Scanner). Dort können die Dokumente per Einzel-Scan oder Stapel-Scan erfasst werden. Die gescannten Dokumente werden als Bild-Datei in der Datenbank gespeichert. Das leistungsfähige OCR-Zusatzmodul, das auf der führenden OCR/ICR FineReader Engine von ABBYYTM basiert, wandelt die gescannten Vorlagen automatisch in Texte um.

Import aus Fachanwendungen und Dateisystemen

Dokumente aus Fachanwendungen (z. B. Ihrem ERP-System), etwa Belege wie Aufträge, Angebote oder Rechnungen lassen sich über entsprechende Schnittstellen erfassen. Für den Import aus Dateisystemen lassen sich die unterschiedlichsten Dokumententypen per Drag + Drop oder per Makro-Funktion in das DMS System übertragen.

Archiv-Druck

Per Archiv-Druck können Sie aus allen Anwendungen Ihre Dokumente in Form von PDF- oder Bild-Dateien zur Langzeitarchivierung unveränderbar in die Datenbank übertragen.

Beleg-Erfassung

Auch Belege aus Ihrem bestehenden ERP oder WWS System, wie z.B. der integrierten GSD Warenwirtschaft, können über den Archiv-Druck in das DMS Archiv übernommen werden.

E-Mail-Eingang

Erfassen Sie eingehende E-Mails automatisch über den in die Dokumentenmanagement Software integrierten Mail-Server. Anschließend können die eingegangenen E-Mails - automatisch oder manuell - zugehörigen Objekten wie Adressen oder Vorgängen zugeordnet werden.

Fax-Eingang

Faxe gelangen ähnlich wie E-Mails per elektronischem (Post-)Eingang automatisch in das Archiv und werden direkt den jeweiligen Adressen oder Vorgängen zugeordnet.

Erfassung von Tondokumenten

In der GSD Datenbank können auch Tondokumente gespeichert werden, z. B. per integrierter Anrufbeantworter-Funktion aufgezeichnete Anrufe.